Offertjämförelse för hotellmöbler: en metod rad för rad som avslöjar det som saknas
En korrekt offertjämförelse för hotellmöbler börjar inte när anbuden kommer in utan innan förfrågan skickas: med en egen möbelförteckning som alla leverantörer måste prissätta rad för rad. Skillnader på 30 procent eller mer mellan anbud kommer ofta från utelämnade poster, enklare material eller frakt och montage som ligger utanför priset – inte från att en fabrik är så mycket effektivare.
Metoden nedan fungerar både för privata hotellägare och för inköpare som arbetar enligt LOU, där utvärderingskriterierna dessutom måste vara tydliga och likvärdiga för alla anbudsgivare.
Viktigaste slutsatserna
Skapa en master-förteckning med artikelkod, antal, mått och specifikationsreferens före förfrågan.
Kontrollera vad materialbeskrivningar faktiskt betyder – ”valnötsgarderob” kan vara mycket olika saker.
Lista undantag och omfattningsluckor i en egen kolumn.
Räkna om frakt, emballage och tull till samma Incoterms-villkor.
Jämför montage, reservdelar, garanti och betalningsvillkor separat från möbelpriset.
Steg 1: Bygg en master-förteckning innan anbuden kommer
Utgångspunkten är en möbelförteckning (FF&E-schema) där varje rad har artikelkod, rumstyp, antal, mått och hänvisning till ritning eller specifikation. Be alla leverantörer prissätta exakt denna lista och returnera den i samma format. Då ser du direkt om någon har hoppat över en rad eller räknat med fel antal.
Ett vanligt fel är att leverantören räknar antal per rumstyp men missar rum med spegelvänd planlösning, tillgänglighetsanpassade rum eller sviter. En summakontroll av antal per artikel avslöjar sådant på några minuter.
Steg 2: Granska specifikationer och finish
Samma ord kan dölja helt olika produkter. ”Garderob i valnöt” kan betyda massiva valnötskanter på fanerad flerskiktsskiva – eller ett valnötsmönstrat laminat på spånskiva. ”Klädd sängram” kan vara byggd med limmad lövträstomme eller med häftad MDF. Kräv att varje anbud anger:
Skivmaterial och tjocklek för stommar och luckor.
Kanttyp och kanttjocklek.
Ytbehandling: lacktyp, glans och antal skikt.
Skumtyp, densitet och tygets Martindale-värde.
Beslag: fabrikat eller klass, antal öppningscykler, mjukstängning.
Steg 3: Synliggör luckor och undantag
Lägg till en kolumn för varje leverantörs undantag. Typiska poster som faller bort i det billigaste anbudet är speglar, väggpaneler, huvudgavlar som räknas som fast inredning, belysning integrerad i möbler, glas, stenskivor, fästbeslag för vägg och skyddsemballage. Vissa anbud förutsätter också att godkännande av prover sker inom en viss tid, annars ändras priset.
Den som jämför totalsummor utan denna kolumn jämför i praktiken olika projekt.
Steg 4: Normalisera emballage, frakt och tull
Ett anbud kan vara angivet fritt fabrik (EXW), ett annat levererat till hotellet (DAP eller DDP). Räkna om alla till samma villkor enligt Incoterms och lägg till det som saknas: exportemballage, transport, försäkring, tullhantering och inbärning. För leveranser till ett hotell i centrala Stockholm eller Göteborg kan lossning, mellanlager och hiss- eller kranbokning vara en egen kostnadspost.
Fråga också hur möblerna packas – rum för rum eller artikel för artikel. Det påverkar montagetiden mer än många tror.
Steg 5: Montage, reservdelar, garanti och betalning
Dessa poster ska jämföras separat. Ingår montage av egna montörer, eller förutsätts att byggentreprenören tar emot och placerar? Hur många procent reservdelar och extra tyg ingår? Hur lång är garantin och vad omfattar den? Sagist Group lämnar till exempel två års standardgaranti, fem år för projektleveranser och upp till tio år för exklusiva nyckelfärdiga uppdrag – den sortens skillnader bör synas i jämförelsen.
Betalningsvillkor påverkar risken: en hög förskottsbetalning utan kopplade milstolpar är något annat än betalning mot godkänt provrum, produktionsstart och leverans.
Steg 6: Jämförelsemall, förtydliganden och kortlista
En enkel mall för offertjämförelse innehåller per rad: artikelkod, antal, pris per enhet per leverantör, avvikelse i specifikation, undantag och kommentar. Därunder summeras frakt, montage, reservdelar, garanti och betalningsvillkor. Skicka sedan skriftliga förtydligandefrågor till alla leverantörer samtidigt och be om reviderade priser på samma underlag.
Först därefter är det dags för kortlista, fabriksbesök och provrum. En leverantör av hotellmöbler som redovisar sin specifikation öppet är oftast också lättare att samarbeta med under produktion.
Vanliga frågor
Hur jämför man offerter på hotellmöbler?
Skicka samma möbelförteckning till alla leverantörer och kräv priser rad för rad. Jämför sedan specifikationer, undantag, leveransvillkor enligt Incoterms, montage, reservdelar, garanti och betalningsvillkor var för sig. Först när alla anbud avser samma omfattning är totalpriserna jämförbara. Skicka skriftliga förtydligandefrågor innan du gör en kortlista.
Varför skiljer sig anbud på hotellmöbler så mycket?
Stora prisskillnader beror ofta på att anbuden inte innehåller samma saker. Det kan handla om saknade rader, enklare skivmaterial, tunnare kanter, lägre tygkvalitet, frakt som inte ingår eller montage som förutsätts utföras av någon annan. En jämförelse rad för rad med en kolumn för undantag gör skillnaderna synliga.
Vad betyder EXW och DDP i en möbeloffert?
EXW innebär att priset gäller fritt fabrik och att köparen själv ansvarar för transport, försäkring och tull. DDP innebär att leverantören levererar till angiven plats med tull och avgifter betalda. Mellan dessa finns till exempel DAP. För att kunna jämföra anbud ska alla räknas om till samma Incoterms-villkor.
Kan man använda samma metod vid offentlig upphandling enligt LOU?
Ja, en gemensam möbelförteckning och tydliga specifikationskrav passar bra i offentlig upphandling, eftersom alla anbudsgivare ska behandlas lika och utvärderas på samma underlag. Kraven på material, brandklassning, garanti och leveransvillkor bör stå i förfrågningsunderlaget från början. Rådgör med upphandlingsjurist om utvärderingsmodellen.
Vad ska ingå utöver möbelpriset i en hotelloffert?
Utöver möblerna bör offerten tydligt ange emballage, frakt, försäkring, tullhantering, inbärning, montage, provrum, reservdelar och extra tyg, garantins längd och omfattning samt betalningsvillkor kopplade till milstolpar. Saknas någon av posterna bör du fråga skriftligt om den ingår eller ligger utanför.
Vill ni ha ett anbud som går att jämföra?
Sagist Group prissätter gärna er möbelförteckning rad för rad, med material, frakt och montage redovisade separat. Läs mer om vår leverans av hotellmöbler och nyckelfärdig inredning eller skicka ert underlag för en offert.
Kommentarer