Tre anbud på hotellmøbler, tre ulike totaler: slik utjevner dere tilbudene linje for linje
For å sammenligne tilbud på hotellmøbler rettferdig må hvert tilbud først gjøres om til samme omfang, og deretter vurderes linje for linje: spesifikasjon, overflater, emballasje, frakt, montering, reservedeler, garanti og betalingsvilkår. Totalsummene blir først sammenlignbare når alle tilbud er lagt mot én og samme romliste.
Innkjøpere i Norge får ofte tre tilbud på samme FF&E-pakke som spriker med 30 prosent eller mer. Noen ganger gjenspeiler spriket reelt ulik kvalitet. Langt oftere handler det om hva hver leverandør har latt være å ta med. Metoden under er den erfarne prosjektledere bruker for å avdekke hullene før de blir til tilleggsbestillinger midt i byggeperioden.
Viktigste punkter
Sammenlign aldri totaler før alle tilbud er lagt mot samme vareliste.
Forbehold, Incoterms og monteringsomfang forklarer de fleste skjulte prisforskjeller.
Material- og overflatebeskrivelser må være så presise at de kan kontrolleres ved levering.
Reservedeler, garantitid og oppfølging av mangler har reell verdi over levetiden.
Betalingsmilepæler bør følge godkjenninger og levering, ikke bare kalenderen.
Start før tilbudene kommer: én felles romliste
All sammenligning begynner med én referanseliste: varekode, beskrivelse, plassering, antall, mål og spesifikasjonsreferanse fra interiørarkitektens konkurransegrunnlag. Send listen med forespørselen og be alle leverandører prise mot den, med eventuelle alternativer i en egen kolonne.
Har tilbudene allerede kommet i ulike formater, må dere bygge dem om til listen selv. Det tar tid, men viser umiddelbart hvem som har priset 312 nattbord når listen sier 336, eller hvem som stille har utelatt konsollene i korridorene.
Fem steder der prisforskjellene vanligvis gjemmer seg
Når mengdene stemmer, er det sjelden selve møbelprisen som skiller mest. Forskjellene ligger i det som står rundt varelinjene.
1. Upresise materialbeskrivelser
To tilbud på en «garderobe i valnøtt» kan beskrive helt ulike produkter: heltrelister på finert kryssfiner, eller laminat med valnøttmønster på sponplate. Kontroller at hvert tilbud oppgir platetype og tykkelse, finérart og snitt eller laminatkvalitet, lakktype og glansgrad, skumdensitet og Martindale-verdi, hvem som leverer stoffet, steintype og kantprofil, beslagsklasse og hvilken brannstandard materialene leveres etter.
2. Forbeholdssiden
Les forbeholdene like grundig som prissiden. Vanlige unntak er arbeidstegninger, prototyper, prøverom, håndtering av byggherreleverte materialer, grensesnitt mot veggpanel, speil og glass, integrert belysning og beskyttelse på byggeplass. Et tilbud uten prøverom ser billigere ut, men noen må bygge rommet før produksjonen kan godkjennes.
3. Ulike leveringsbetingelser
En EXW-pris fra fabrikkporten og en DAP-pris levert hotellet i Tromsø kan ikke sammenlignes før frakt, forsikring, eksportemballasje og håndtering på mottakersiden er lagt til den første. Eksportkasser med hjørnebeskyttelse og fuktsperre koster mer enn kartong og plast, men beskytter lakk og stein på lang transport.
4. Toll og fortolling
Norge står utenfor EUs tollunion, så varer må fortolles ved import. Avklar hvem som utarbeider dokumentasjonen, hvem som bruker speditør, og hvem som betaler avgifter og havneomkostninger. Disse linjene kan flytte totalen merkbart.
5. Montering og etappevis arbeid
Noen leverandører leverer til varemottaket, andre plasserer, monterer, justerer og fester hvert møbel og fjerner emballasjen. Avklar om monteringen gjøres av egne team eller lokale underleverandører, og hvordan etappevis montering i et hotell i drift er priset.
Gi garanti og reservedeler en verdi
Reservedeler og garanti fortjener en verdi i kalkylen, ikke bare et kryss. Et typisk reservelager kan omfatte en liten andel stoler, ekstra stoff og retusjsett. Garantitiden varierer også: Sagist Group gir for eksempel 2 år som standard, 5 år på prosjektarbeid og opptil 10 år på eksklusive nøkkelferdige oppdrag, mens andre leverandører oppgir sine egne vilkår.
Legg til slutt betalingsmilepælene ved siden av godkjenninger, produksjon og levering, slik at pengene følger fremdriften og ikke bare datoene.
Utjevningsmal: radene hvert tilbud skal gjennom
Sett leverandørene side om side i et regneark med radene under. Merk hver celle som inkludert, ekskludert eller uklart, og pris de ekskluderte postene selv slik at totalene blir sammenlignbare:
Samsvar med varelisten: antall og varelinjer mot romlisten.
Spesifikasjon: materialer og overflater som beskrevet, eller alternativer.
Designutvikling og arbeidstegninger: inkludert eller ekskludert.
Prototyper og prøverom: inkludert, priset separat eller ekskludert.
Emballasje: eksportkasser, kartong eller ikke oppgitt.
Incoterm og frakt: EXW, FOB, CIF, DAP eller DDP, med forsikring.
Toll og avgifter: ansvar og estimat.
Montering: omfang, egne team eller underleverandør, etapper.
Reservedeler: antall og hvilke varer.
Garanti: lengde, dekning og responstid.
Fremdrift: produksjonsuker og leveringsvindu mot overtakelsesdato.
Betaling: knyttet til godkjenninger, produksjonstrinn og levering.
Avklaringsrunde og kortliste
Send hver tilbyder en skriftlig liste med spørsmål basert på de uklare cellene, og be om en revidert pris med alt inkludert. Sett deretter opp en kortliste med to leverandører og besøk fabrikkene, eller be om en detaljert videovisning av produksjonen.
Leverandører som håndterer verdioptimalisering, arbeidstegninger, prototyper, produksjon, logistikk og montering under én kontrakt, slik Sagist Group gjør for hotellmøbler, har som regel færre forbehold, noe som gjør utjevningen enklere. Uansett valg bør den utjevnede sammenligningen bli et vedlegg til kontrakten.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor spriker tilbudene på hotellmøbler så mye?
De største forskjellene skyldes sjelden selve møbelprisen. De skyldes ulike mengder, upresise materialbeskrivelser, forbehold for arbeidstegninger og prøverom, ulike Incoterms, toll, emballasje og hvor mye montering som er inkludert. Når alle tilbud legges mot samme romliste og de ekskluderte postene prises, krymper spriket ofte betydelig og de reelle kvalitetsforskjellene blir synlige.
Hva er forskjellen på EXW og DAP i et møbeltilbud?
EXW betyr at prisen gjelder ved fabrikkporten, og kjøperen tar seg av frakt, forsikring og videre transport. DAP betyr at leverandøren leverer til avtalt sted, for eksempel hotellet, men kjøperen står normalt for fortolling og importavgifter. For å sammenligne må dere legge frakt, forsikring og håndtering til EXW-tilbudet.
Bør prøverom være med i tilbudet på hotellmøbler?
Ja, eller i det minste priset som egen post. Prøverommet er referansen som serieproduksjonen godkjennes mot, og må bygges uansett. Et tilbud som utelater det, ser billigere ut, men kostnaden dukker opp senere. Be alle leverandører bekrefte om designutvikling, arbeidstegninger og et komplett prøverom er inkludert.
Hvordan vurderer vi garanti når vi sammenligner tilbud?
Se på lengde, hva som dekkes, responstid og om garantien gjelder ved normal hotellbruk. Sett en verdi på forskjellene, sammen med reservedeler og tilgang til arkiverte tegninger for senere etterbestillinger. Sagist Group gir 2 år som standard, 5 år på prosjektarbeid og opptil 10 år på eksklusive nøkkelferdige oppdrag.
Hvordan bør betalingsplanen for hotellmøbler se ut?
Betalingene bør følge kontrollerbar fremdrift: et forskudd ved signering, delbetalinger ved godkjente arbeidstegninger og signert prøverom, ved dokumentert produksjonsfremdrift og ved levering, og en sluttbetaling etter fullført montering. Da følger pengene arbeidet, og dere får naturlige kontrollpunkter, som en inspeksjon før lasting, før de største beløpene utbetales.
Vil dere ha et tilbud som er lett å utjevne?
Send oss romlisten deres, så priser vi hotellmøbler med alt inkludert, fra arbeidstegninger og prøverom til frakt og montering. Kontakt prosjektteamet eller skriv på WhatsApp.
Skrevet av: Metin Durmaz (Arkitekt og daglig leder) · Gjennomgått av: Ayça Öztürk (Ledende arkitekt og romdirektør)
Kommentarer