Σύγκριση προσφορών για ξενοδοχειακά έπιπλα: μέθοδος γραμμή προς γραμμή χωρίς εκπλήξεις
Η σωστή σύγκριση προσφορών ξενοδοχειακών επίπλων γίνεται γραμμή προς γραμμή, πάνω σε μια κοινή λίστα που έχετε ετοιμάσει εσείς πριν ζητήσετε τιμές. Μόνο έτσι φαίνεται αν οι υποψήφιοι τιμολογούν το ίδιο προϊόν, με τις ίδιες προδιαγραφές και το ίδιο εύρος εργασιών.
Σε έργα στην Ελλάδα και την Κύπρο, από ένα resort στη Χαλκιδική μέχρι την ανακαίνιση ενός ξενοδοχείου στη Λάρνακα, βλέπουμε συχνά προσφορές με διαφορά 30% και πάνω για την ίδια λίστα. Τις περισσότερες φορές η διαφορά προκύπτει από παραλείψεις: σχέδια που δεν τιμολογήθηκαν, mock-up που δεν περιλαμβάνεται, μεταφορά που σταματά στο λιμάνι. Η μέθοδος που ακολουθεί, σε πέντε βήματα, βοηθά να τις εντοπίσετε πριν γίνουν πρόσθετα κόστη.
Βασικά σημεία
Ετοιμάστε μια ενιαία λίστα επίπλων με κωδικό, θέση, ποσότητα, διαστάσεις και αναφορά προδιαγραφής πριν από τον διαγωνισμό.
Ελέγξτε σε κάθε γραμμή υλικό κορμού, καπλαμά, λάκα, αφρώδες, ύφασμα, υλικά σιδηρικά και πρότυπο πυρασφάλειας.
Καταγράψτε τις εξαιρέσεις: σχέδια, πρωτότυπα, mock-up, χειρισμός COM, φωτισμός, προστασία εργοταξίου.
Φέρτε όλες τις προσφορές στους ίδιους όρους Incoterms, συσκευασίας, μεταφοράς και τελωνείου.
Συγκρίνετε εγκατάσταση, ανταλλακτικά, εγγύηση και ορόσημα πληρωμών ως μέρος της τιμής.
Βήμα 1: Η λίστα επίπλων είναι δική σας, όχι του προμηθευτή
Αν κάθε υποψήφιος στείλει τη δική του μορφή προσφοράς, η σύγκριση γίνεται αδύνατη. Ετοιμάστε ένα κεντρικό αρχείο, το οποίο θα συμπληρώσουν όλοι με τον ίδιο τρόπο. Κάθε γραμμή χρειάζεται:
Κωδικό είδους, ίδιο με τα σχέδια του διακοσμητή
Σύντομη περιγραφή και θέση (τύπος δωματίου, lobby, εστιατόριο)
Ποσότητα και βασικές διαστάσεις
Αναφορά στο φύλλο προδιαγραφών
Ξεχωριστή στήλη για εναλλακτικές προτάσεις, ώστε να μην αναμιγνύονται με τη βασική τιμή
Βήμα 2: Έλεγχος προδιαγραφών σε κάθε γραμμή
Δύο κομοδίνα με την ίδια περιγραφή μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικά προϊόντα. Ζητήστε από κάθε υποψήφιο να δηλώσει γραπτώς το υλικό του κορμού, τον τύπο και το πάχος του καπλαμά, τη λάκα και τον βαθμό γυαλάδας, την πυκνότητα του αφρώδους, την αντοχή του υφάσματος σε κύκλους Martindale, τον τύπο της πέτρας και την κατηγορία των σιδηρικών.
Ρωτήστε επίσης ποιο πρότυπο πυρασφάλειας καλύπτει η τιμή, για παράδειγμα BS 5852 Crib 5, και αν οι δοκιμές αφορούν τα πραγματικά υλικά του έργου. Αν ο πελάτης προμηθεύει δικό του ύφασμα (COM), ελέγξτε ποιος πληρώνει την παραλαβή, τον έλεγχο και τη φύρα.
Βήμα 3: Οι εξαιρέσεις που εξηγούν τις μεγάλες διαφορές
Οι εξαιρέσεις βρίσκονται συνήθως στο τέλος της προσφοράς, με μικρά γράμματα. Φτιάξτε μια στήλη ανά υποψήφιο και σημειώστε «περιλαμβάνεται» ή «εξαιρείται» για τα παρακάτω:
Κατασκευαστικά σχέδια (shop drawings) και ο αριθμός αναθεωρήσεων
Πρωτότυπα και πλήρες δωμάτιο mock-up
Χειρισμός υφασμάτων πελάτη (COM)
Διεπαφές με επενδύσεις τοίχων και σταθερές κατασκευές
Κρύσταλλα, καθρέπτες και ενσωματωμένος φωτισμός
Προστασία εργοταξίου και απομάκρυνση συσκευασιών
Βήμα 4: Ίδιοι όροι παράδοσης για όλους
Μια προσφορά EXW Κωνσταντινούπολη και μια DDP στο ξενοδοχείο δεν συγκρίνονται απευθείας. Φέρτε όλες στους ίδιους όρους Incoterms, προσθέτοντας εκτιμήσεις για συσκευασία, ναύλο, ασφάλιση, εκτελωνισμό και τοπική μεταφορά. Για νησιά, συμπεριλάβετε το κόστος πλοίου και τυχόν περιορισμούς στο μέγεθος φορτηγού.
Η Sagist Group δίνει προσφορές με σαφή ανάλυση αυτών των στοιχείων, επειδή τα logistics, ο τελωνειακός συντονισμός και η εγκατάσταση ανήκουν στα εσωτερικά στάδια της ίδιας σύμβασης.
Βήμα 5: Εγκατάσταση, μετά την πώληση και πληρωμές
Η εγκατάσταση μπορεί να σημαίνει απλώς εκφόρτωση ή πλήρη συναρμολόγηση, στερέωση και καθαρισμό. Ορίστε ακριβώς τι περιμένετε. Συγκρίνετε επίσης τα ανταλλακτικά που περιλαμβάνονται, τη διάρκεια της εγγύησης και τα ορόσημα πληρωμών.
Ένα σχήμα πληρωμών συνδεδεμένο με εγκρίσεις, δηλαδή σχέδια, mock-up, ολοκλήρωση παραγωγής, φόρτωση και εγκατάσταση, προστατεύει τον αγοραστή περισσότερο από μια μεγάλη προκαταβολή. Στη Sagist Group η εγγύηση είναι 2 έτη για τυποποιημένα προϊόντα, 5 έτη για έργα και έως 10 έτη για αποκλειστικές αναθέσεις turnkey, ενώ τα ανταλλακτικά παράγονται από αρχειοθετημένα σχέδια.
Ένα πρακτικό παράδειγμα σκέψης
Ας υποθέσουμε τρεις προσφορές για ένα ξενοδοχείο 120 δωματίων. Η φθηνότερη δεν περιλαμβάνει mock-up, χρεώνει χωριστά τα σχέδια και παραδίδει στο λιμάνι. Η μεσαία περιλαμβάνει mock-up, αλλά προβλέπει αφρώδες χαμηλότερης πυκνότητας. Η ακριβότερη καλύπτει όλα, μαζί με εγκατάσταση. Μόλις προστεθούν τα κόστη που λείπουν, η απόσταση ανάμεσά τους μικραίνει σημαντικά, και η επιλογή γίνεται με βάση την ποιότητα και την ευθύνη, όχι τον αρχικό αριθμό.
Αυτή η εικόνα είναι συνηθισμένη. Για τον λόγο αυτό, ο πίνακας σύγκρισης πρέπει να ολοκληρωθεί πριν από οποιαδήποτε διαπραγμάτευση τιμής. Δείτε πώς οργανώνουμε τα έργα επίπλων για ξενοδοχεία από τη λίστα έως την εγκατάσταση.
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί διαφέρουν τόσο οι προσφορές για ξενοδοχειακά έπιπλα;
Συνήθως επειδή δεν τιμολογούν το ίδιο πράγμα. Διαφορές σε υλικά, πυκνότητα αφρώδους, ύφασμα, σχέδια, mock-up, μεταφορά και εγκατάσταση αθροίζονται εύκολα σε 30% ή περισσότερο. Μια κοινή λίστα επίπλων και ένας πίνακας εξαιρέσεων φέρνουν τις προσφορές στην ίδια βάση.
Τι πρέπει να περιέχει μια λίστα επίπλων για διαγωνισμό;
Κωδικό είδους, περιγραφή, θέση, ποσότητα, διαστάσεις και αναφορά στο φύλλο προδιαγραφών για κάθε γραμμή. Οι εναλλακτικές προτάσεις των υποψηφίων μπαίνουν σε ξεχωριστή στήλη. Έτσι όλες οι προσφορές συμπληρώνονται με τον ίδιο τρόπο και συγκρίνονται άμεσα.
Τι σημαίνει COM σε προσφορά επίπλων;
Σημαίνει Customer's Own Material, δηλαδή ύφασμα που προμηθεύει ο πελάτης ή ο διακοσμητής. Στην προσφορά πρέπει να φαίνεται ποιος αναλαμβάνει την παραλαβή, τον έλεγχο ποιότητας, τις δοκιμές πυρασφάλειας και τη φύρα, γιατί αυτά επηρεάζουν το κόστος και το χρονοδιάγραμμα.
Ποιοι όροι Incoterms είναι καλύτεροι για αγορά επίπλων από το εξωτερικό;
Δεν υπάρχει ένας σωστός όρος για όλους. Το σημαντικό είναι όλες οι προσφορές να συγκρίνονται στους ίδιους όρους. Πολλοί ιδιοκτήτες προτιμούν παράδοση στο ξενοδοχείο με εκτελωνισμό, ώστε να έχουν έναν υπεύθυνο, ενώ άλλοι έχουν δικό τους εκτελωνιστή και επιλέγουν διαφορετικό σημείο παράδοσης.
Πρέπει να διαλέξω τη χαμηλότερη προσφορά;
Μόνο αφού βεβαιωθείτε ότι καλύπτει τις ίδιες προδιαγραφές και το ίδιο εύρος με τις υπόλοιπες. Αν λείπουν σχέδια, mock-up, μεταφορά ή εγκατάσταση, η τελική δαπάνη θα είναι υψηλότερη. Η σύγκριση πρέπει να γίνεται στο συνολικό κόστος του έργου και στην ευθύνη που αναλαμβάνει κάθε υποψήφιος.
Στείλτε μας τη λίστα σας για σύγκριση
Η ομάδα της Sagist Group μπορεί να συμπληρώσει τη δική σας λίστα επίπλων γραμμή προς γραμμή, με σαφείς προδιαγραφές και εξαιρέσεις. Δείτε τα ξενοδοχειακά μας έπιπλα και επικοινωνήστε μαζί μας για να ξεκινήσουμε.
Σχόλια