Αξιολόγηση προμηθευτών FF&E: RFI και πίνακας βαθμολόγησης πριν ζητήσετε τιμές
Η αξιολόγηση προμηθευτών FF&E γίνεται πιο αποτελεσματικά πριν από τις τιμές, με ένα σύντομο ερωτηματολόγιο (RFI) και έναν σταθμισμένο πίνακα βαθμολόγησης. Έτσι μόνο τρεις έως πέντε κατασκευαστές που έχουν αποδείξει δυναμικότητα, ποιότητα και συμμόρφωση προσκαλούνται να δώσουν προσφορά (RFQ), και η σύγκριση τιμών γίνεται ανάμεσα σε ισάξιους.
Η μέθοδος ταιριάζει σε ελληνικούς ξενοδοχειακούς ομίλους που ανακαινίζουν πολλά ακίνητα, σε developers στην Κύπρο και σε αρχιτεκτονικά γραφεία στην Αθήνα που προτείνουν προμηθευτές στους πελάτες τους. Παρακάτω τα πέντε βήματα, με ένα παράδειγμα στάθμισης.
Βασικά σημεία
Το RFI προηγείται της τιμής και ζητά τεκμήρια, όχι υποσχέσεις.
Οι συντελεστές στάθμισης ορίζονται πριν διαβαστεί οποιαδήποτε απάντηση.
Πέντε κριτήρια: δυναμικότητα, ποιότητα, συμμόρφωση, οικονομική σταθερότητα, συστάσεις.
Το εργοστάσιο ελέγχεται με επίσκεψη ή βιντεοξενάγηση, οι συστάσεις με απευθείας τηλεφώνημα.
Ασαφείς απαντήσεις για υπεργολαβίες, συμμόρφωση και εγγύηση είναι προειδοποιητικά σημάδια.
Βήμα 1: στείλτε σύντομο RFI, όχι αίτημα προσφοράς
Ένα πλήρες αίτημα προσφοράς απαιτεί από τον κατασκευαστή εβδομάδες δουλειάς και από εσάς εβδομάδες σύγκρισης. Αν το στείλετε σε δέκα εταιρείες, θα συγκρίνετε δέκα διαφορετικές ερμηνείες του έργου. Το RFI είναι μικρότερο: μερικές σελίδες με ερωτήσεις για την εταιρεία, την παραγωγή και τις διαδικασίες, και μια σύντομη περιγραφή του έργου.
Ζητήστε απαντήσεις σε συγκεκριμένη μορφή και σε συγκεκριμένη προθεσμία. Ένας κατασκευαστής που δεν μπορεί να απαντήσει οργανωμένα σε ένα RFI σπάνια θα οργανώσει καλύτερα ένα έργο εκατοντάδων δωματίων.
Βήμα 2: τι ζητάτε στο RFI
Κάθε ερώτηση πρέπει να ζητά κάτι που μπορεί να ελεγχθεί. Αντί για «έχετε ποιοτικό έλεγχο;», ζητήστε «περιγράψτε τα σημεία ελέγχου από την κοπή έως τη συσκευασία».
Προφίλ εταιρείας: έτος ίδρυσης, χώρες εξαγωγής, ολοκληρωμένα έργα.
Εργοστάσιο: εμβαδόν παραγωγής, αριθμός μονάδων, εξοπλισμός CNC.
Εσωτερικές ειδικότητες και τι, αν κάτι, ανατίθεται σε τρίτους.
Διαδικασία σχεδίων CAD/BIM και έγκρισης κατασκευαστικών σχεδίων.
Σημεία ποιοτικού ελέγχου και πρακτική δωματίου mock-up.
Τεκμήρια δοκιμών πυρασφάλειας σε έργα, για παράδειγμα BS 5852 Crib 5.
Μεταφορά, τελωνείο και εγκατάσταση: ποιος τα αναλαμβάνει.
Όροι εγγύησης και υποστήριξη μετά την παράδοση.
Βήμα 3: σταθμίστε τα κριτήρια πριν διαβάσετε τις απαντήσεις
Αν ορίσετε τη στάθμιση αφού διαβάσετε τις απαντήσεις, θα την προσαρμόσετε ασυνείδητα στον υποψήφιο που σας άρεσε. Γράψτε τους συντελεστές πρώτα και κοινοποιήστε τους στην ομάδα αξιολόγησης. Ένα παράδειγμα για ολοκληρωμένο έργο ξενοδοχείου:
Δυναμικότητα παραγωγής και εγκατάστασης: 25%.
Ποιότητα και διαδικασίες ελέγχου: 25%.
Συμμόρφωση και τεκμήρια δοκιμών: 20%.
Οικονομική σταθερότητα: 15%.
Συστάσεις από παρόμοια έργα: 15%.
Πώς βαθμολογείτε
Χρησιμοποιήστε κλίμακα 1 έως 5 για κάθε κριτήριο, με σύντομη περιγραφή του τι σημαίνει κάθε βαθμός. Για παράδειγμα, στη συμμόρφωση το 5 σημαίνει τεκμηριωμένες δοκιμές σε έργα με το ζητούμενο πρότυπο, ενώ το 1 σημαίνει γενική δήλωση χωρίς έγγραφα. Πολλαπλασιάστε με τον συντελεστή και αθροίστε.
Βήμα 4: επαληθεύστε όσα δηλώνονται
Το RFI σας δίνει δηλώσεις· η επαλήθευση σας δίνει γεγονότα. Για τους υποψηφίους με την υψηλότερη βαθμολογία, οργανώστε επίσκεψη στο εργοστάσιο ή, αν δεν είναι εφικτό, ζωντανή βιντεοξενάγηση. Ζητήστε να δείτε έργο σε εξέλιξη, το γραφείο σχεδίων και τον χώρο του mock-up.
Τηλεφωνήστε απευθείας στις συστάσεις, όχι μέσω του προμηθευτή. Ρωτήστε τι πήγε στραβά και πώς το χειρίστηκε η εταιρεία, όχι μόνο αν έμειναν ικανοποιημένοι. Η Sagist Group, για παράδειγμα, δέχεται επισκέψεις στα εργοστάσιά της στην Κωνσταντινούπολη και στις εκθέσεις της στη Βασιλεία και τη Σαουδική Αραβία.
Βήμα 5: προσκαλέστε τρεις έως πέντε σε προσφορά
Με τον πίνακα συμπληρωμένο, η επιλογή είναι απλή: οι τρεις έως πέντε με την υψηλότερη βαθμολογία λαμβάνουν το πλήρες αίτημα προσφοράς με σχέδια, ποσότητες και προδιαγραφές. Λιγότεροι από τρεις περιορίζουν τον ανταγωνισμό, περισσότεροι από πέντε κάνουν τη σύγκριση δύσκολη και αποθαρρύνουν τους καλούς υποψηφίους.
Από εδώ και πέρα η σύγκριση προσφορών γίνεται γραμμή προς γραμμή, με τη βεβαιότητα ότι όλοι οι υποψήφιοι μπορούν πραγματικά να εκτελέσουν το έργο. Περισσότερα για το τι προσφέρει ένας κατασκευαστής με ενιαία ευθύνη θα βρείτε στη σελίδα για έπιπλα ξενοδοχείου.
Προειδοποιητικά σημάδια στις απαντήσεις
Κάποιες απαντήσεις αξίζουν προσοχή, ακόμη κι αν ο υπόλοιπος φάκελος είναι καλός. Συνήθως δεν σημαίνουν ότι ο υποψήφιος είναι ακατάλληλος, αλλά ότι χρειάζονται διευκρινίσεις πριν προχωρήσει:
Γενικές διατυπώσεις για την παραγωγή, χωρίς να λέγεται τι ανατίθεται σε τρίτους.
Δηλώσεις ότι «όλα τα προϊόντα είναι πιστοποιημένα», χωρίς έγγραφα ανά έργο.
Εγγύηση χωρίς διάρκεια, εύρος ή διαδικασία.
Συστάσεις που δεν μπορούν να επικοινωνήσουν απευθείας μαζί σας.
Υπόσχεση για σταθερό χρόνο παράδοσης πριν οριστεί το εύρος του έργου.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε RFI και RFQ;
Το RFI (Request for Information) είναι ερωτηματολόγιο για την εταιρεία, την παραγωγή και τις διαδικασίες, και χρησιμοποιείται για να περιοριστεί η λίστα των υποψηφίων. Το RFQ (Request for Quotation) είναι το πλήρες αίτημα προσφοράς με σχέδια, ποσότητες και προδιαγραφές, και στέλνεται μόνο σε όσους πέρασαν την προεπιλογή. Η σειρά εξοικονομεί χρόνο και στις δύο πλευρές.
Σε πόσους προμηθευτές πρέπει να στείλω RFI;
Συνήθως σε έξι έως δέκα, ανάλογα με το μέγεθος του έργου και την αγορά. Ο στόχος είναι να καταλήξετε σε τρεις έως πέντε που θα λάβουν το πλήρες αίτημα προσφοράς. Αν στείλετε σε πολύ λίγους, κινδυνεύετε να μη μείνουν αρκετοί για σοβαρό ανταγωνισμό· αν στείλετε σε πάρα πολλούς, η αξιολόγηση γίνεται επιφανειακή.
Πώς ελέγχω αν ένας κατασκευαστής χρησιμοποιεί υπεργολάβους;
Ρωτήστε το ευθέως στο RFI και ζητήστε λίστα με τις εσωτερικές ειδικότητες. Στη συνέχεια επαληθεύστε στην επίσκεψη στο εργοστάσιο: δείτε τα τμήματα ξυλουργικής, ταπετσαρίας, μεταλλικών, πέτρας και λάκας σε λειτουργία. Αν κάποιο τμήμα λείπει, ρωτήστε πού γίνεται αυτή η εργασία και πώς ελέγχεται η ποιότητά της.
Ποια τεκμήρια πυρασφάλειας πρέπει να ζητήσω;
Ζητήστε αναφορές δοκιμών από έργα με το πρότυπο που απαιτεί το δικό σας, όπως BS 5852 Crib 5 ή California TB 117-2013, ή άλλο που ορίζει ο διαχειριστής. Προσέξτε ότι οι δοκιμές γίνονται σε συγκεκριμένους συνδυασμούς υφάσματος και αφρού για συγκεκριμένα έργα. Ένας σοβαρός κατασκευαστής εξηγεί τι δοκιμάστηκε, πότε και για ποιο έργο.
Πρέπει να επισκεφθώ το εργοστάσιο πριν από την προσφορά;
Για τους δύο ή τρεις υποψηφίους με την υψηλότερη βαθμολογία, ναι, ή τουλάχιστον μια ζωντανή βιντεοξενάγηση. Η επίσκεψη δείχνει αν οι δηλώσεις του RFI αντιστοιχούν στην πραγματικότητα: εμβαδόν, εξοπλισμός, οργάνωση, έργα σε εξέλιξη. Για εργοστάσια στην Κωνσταντινούπολη, η επίσκεψη από την Αθήνα ή τη Λάρνακα χωρά άνετα σε μία ή δύο μέρες.
Ετοιμάζετε προεπιλογή κατασκευαστών για νέο έργο;
Η Sagist Group απαντά σε RFI με τεκμήρια και οργανώνει επισκέψεις στις εγκαταστάσεις της. Δείτε τη σελίδα για ξενοδοχειακά έπιπλα και FF&E και στείλτε μας το ερωτηματολόγιό σας.
Σχόλια