Χρονοδιάγραμμα FF&E ξενοδοχείου: αντίστροφη μέτρηση από την πρώτη μέρα της σεζόν

Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα FF&E ξενοδοχείου για ολοκληρωμένο έργο είναι τυπικά 20–30 εβδομάδες από την υπογραφή της σύμβασης και την έγκριση των δειγμάτων έως την παράδοση στο εργοτάξιο, ανάλογα με το εύρος, την εξατομίκευση και τον προορισμό. Δεν είναι εγγυημένος χρόνος· είναι εύρος που ισχύει μόνο όταν οι αποφάσεις παίρνονται εγκαίρως.

Στην Ελλάδα και την Κύπρο η ημερομηνία που μετράει είναι συνήθως ένα ανοιξιάτικο άνοιγμα, συχνά γύρω από το Πάσχα ή τον Μάιο. Γι' αυτό το πρόγραμμα γράφεται ανάποδα: από την ημέρα που μπαίνει ο πρώτος επισκέπτης προς τα πίσω, μέχρι το σημείο όπου πρέπει να έχουν παρθεί οι πρώτες αποφάσεις.

Βασικά σημεία

• Το εύρος των 20–30 εβδομάδων ξεκινά μετά την υπογραφή και την έγκριση δειγμάτων, όχι από την πρώτη συνάντηση.

• Η «φάση 0» με σταθερό εύρος, τύπους δωματίων, πίνακα φινιρισμάτων και πρότυπο πυρασφάλειας γίνεται πριν ξεκινήσει το ρολόι.

• Η ταχύτητα έγκρισης δειγμάτων και mock-up είναι η μεγαλύτερη μεταβλητή του προγράμματος.

• Η παραγωγή ακολουθεί την ετοιμότητα του εργοταξίου, όχι το αντίστροφο.

• Τα λάθη στα έγγραφα μεταφοράς κοστίζουν συχνά περισσότερο από την απόσταση.

Πριν ξεκινήσει το ρολόι: η φάση 0

Κανένας κατασκευαστής δεν μπορεί να δεσμευτεί σε πρόγραμμα όταν το έργο δεν είναι ορισμένο. Η φάση 0 είναι η δουλειά που πρέπει να έχει γίνει πριν από την υπογραφή, και ξεκινά ιδανικά στη φάση ανάπτυξης του σχεδιασμού, όχι όταν ο σκελετός του κτιρίου έχει ήδη ολοκληρωθεί.

• Σταθερό εύρος: ποιοι χώροι και ποια στοιχεία περιλαμβάνονται.

• Τύποι δωματίων και ποσότητες ανά τύπο.

• Πίνακας φινιρισμάτων με κωδικούς υλικών.

• Πρότυπο πυρασφάλειας για ταπετσαρίες και υφάσματα, σύμφωνα με την προδιαγραφή του έργου.

• Ημερομηνία που το εργοτάξιο μπορεί πραγματικά να παραλάβει, ανά όροφο ή κτίριο.

Η αντίστροφη μέτρηση, φάση προς φάση

Αν το ξενοδοχείο πρέπει να ανοίξει στις αρχές Μαΐου, η εγκατάσταση και ο τελικός έλεγχος πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί αρκετές εβδομάδες νωρίτερα, ώστε το προσωπικό να προλάβει καθαρισμό και εκπαίδευση. Από εκεί και πίσω, κάθε φάση παίρνει το δικό της παράθυρο.

Εγκατάσταση, snagging και παράδοση

Τα δικά μας συνεργεία εγκαθιστούν, ελέγχουν και διορθώνουν μικροφθορές. Το παράθυρο αυτό εξαρτάται από τον αριθμό των δωματίων και από το αν οι χώροι παραδίδονται καθαροί και έτοιμοι από τον γενικό εργολάβο.

Μεταφορά και τελωνείο

Για την ηπειρωτική Ελλάδα το φορτηγό χρειάζεται λίγες μέρες, για τα νησιά και την Κύπρο προστίθεται η θαλάσσια σύνδεση. Ένα λάθος στον δασμολογικό κωδικό ή στη λίστα συσκευασίας μπορεί να κρατήσει το φορτίο περισσότερο από όσο διαρκεί η διαδρομή.

Παραγωγή

Η παραγωγή σε ποσότητα ξεκινά μόνο μετά τη γραπτή έγκριση του mock-up. Η σειρά της ακολουθεί τη σειρά εγκατάστασης: πρώτα οι όροφοι ή τα κτίρια που θα είναι έτοιμα πρώτα.

Mock-up και δείγματα

Το δωμάτιο mock-up 1:1 κατασκευάζεται με τα υλικά της παραγωγής και εγκρίνεται γραπτώς. Πριν από αυτό εγκρίνονται τα δείγματα υφασμάτων, καπλαμάδων, λάκας και πέτρας.

Value engineering και κατασκευαστικά σχέδια

Η πρώτη φάση μετά την υπογραφή: τα σχέδια του σχεδιαστή γίνονται κατασκευαστικά σχέδια CAD/BIM και εγκρίνονται ανά κωδικό.

Η μεγαλύτερη μεταβλητή: πόσο γρήγορα εγκρίνετε

Στα περισσότερα έργα η παραγωγή δεν είναι το σημείο όπου χάνεται χρόνος. Ο χρόνος χάνεται στις εγκρίσεις. Ένα δείγμα υφάσματος που περιμένει τρεις εβδομάδες για απόφαση ή ένα mock-up που επιθεωρείται από τον ιδιοκτήτη και μετά ξανά από τον διαχειριστή, με διαφορετικές παρατηρήσεις, μετακινεί όλο το πρόγραμμα.

Η πρακτική λύση είναι ένας υπεύθυνος εγκρίσεων από την πλευρά του ιδιοκτήτη, συγκεκριμένες προθεσμίες για κάθε έγκριση στη σύμβαση και μια κοινή επίσκεψη στο mock-up με όλους όσοι αποφασίζουν. Αυτό δεν απαιτεί κόστος, μόνο οργάνωση.

Παραγωγή συγχρονισμένη με το εργοτάξιο

Ένα φορτίο που φτάνει πριν το κτίριο είναι έτοιμο πρέπει να αποθηκευτεί, συχνά σε χώρο χωρίς έλεγχο υγρασίας, και να μετακινηθεί δύο φορές. Σε ένα resort στη Χαλκιδική ή στη Ρόδο αυτό σημαίνει κίνδυνο ζημιάς και επιπλέον εργασία. Γι' αυτό η παραγωγή ακολουθεί το πρόγραμμα του εργοταξίου.

Η Sagist Group παρακολουθεί την πρόοδο του κτιρίου με τακτικές αναφορές από το εργοτάξιο και προσαρμόζει τη σειρά παραγωγής. Αν μια πτέρυγα καθυστερεί, η παραγωγή της μετακινείται και προηγείται μια άλλη, ώστε να μην υπάρχουν φορτία που περιμένουν.

Όταν το ξενοδοχείο λειτουργεί: τμηματική παράδοση

Πολλά ξενοδοχεία στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη ανακαινίζονται χωρίς να κλείσουν. Σε αυτή την περίπτωση το πρόγραμμα οργανώνεται όροφο προς όροφο ή πτέρυγα προς πτέρυγα: ένα τμήμα βγαίνει εκτός διάθεσης, ανακαινίζεται, επιστρέφει, και ακολουθεί το επόμενο.

Για resort που κλείνουν τον χειμώνα, το παράθυρο είναι συνήθως από τον Νοέμβριο έως τον Μάρτιο. Αν το έργο είναι μεγάλο, μπορεί να μοιραστεί σε δύο χειμώνες, με την ίδια προδιαγραφή και αρχειοθετημένα φινιρίσματα, ώστε η δεύτερη φάση να ταιριάζει με την πρώτη. Περισσότερα για τα ολοκληρωμένα έργα θα βρείτε στη σελίδα για έπιπλα ξενοδοχείου με ενιαία ευθύνη.

Λίστα ελέγχου για ιδιοκτήτες που θέλουν να ανοίξουν στην ώρα τους

Αν η απάντηση σε κάποιο ερώτημα είναι «όχι», εκεί βρίσκεται ο πραγματικός κίνδυνος για την ημερομηνία ανοίγματος, και εκεί αξίζει να επικεντρωθεί η ομάδα του έργου.

• Μπήκε ο κατασκευαστής FF&E στη φάση ανάπτυξης του σχεδιασμού;

• Είναι σταθερά το εύρος, οι ποσότητες και ο πίνακας φινιρισμάτων;

• Υπάρχει ένας υπεύθυνος εγκρίσεων με συγκεκριμένες προθεσμίες;

• Έχει προγραμματιστεί κοινή επίσκεψη στο mock-up;

• Έχει ελεγχθεί ο τελωνειακός φάκελος πριν από τη φόρτωση;

• Είναι γνωστή η ημερομηνία ετοιμότητας κάθε ορόφου ή κτιρίου;

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο χρειάζονται τα έπιπλα για ένα νέο ξενοδοχείο;

Για ολοκληρωμένο έργο, τυπικά 20–30 εβδομάδες από την υπογραφή της σύμβασης και την έγκριση των δειγμάτων έως την παράδοση στο εργοτάξιο. Το εύρος εξαρτάται από τον αριθμό δωματίων, τον βαθμό εξατομίκευσης και τον προορισμό. Πριν από αυτό χρειάζεται η φάση 0, όπου ορίζονται εύρος, ποσότητες, φινιρίσματα και πρότυπο πυρασφάλειας.

Πότε πρέπει να ξεκινήσω το FF&E για άνοιγμα τον Μάιο;

Αν μετρήσετε ανάποδα από τις αρχές Μαΐου, αφήνοντας χρόνο για εγκατάσταση, καθαρισμό και εκπαίδευση προσωπικού, η σύμβαση και οι εγκρίσεις δειγμάτων πρέπει συνήθως να έχουν ολοκληρωθεί μέσα στο προηγούμενο φθινόπωρο. Η φάση 0, με τον ορισμό του έργου, καλό είναι να ξεκινήσει ακόμη νωρίτερα, στη φάση ανάπτυξης του σχεδιασμού.

Τι καθυστερεί συνήθως ένα έργο επίπλων ξενοδοχείου;

Οι καθυστερημένες εγκρίσεις: δείγματα υφασμάτων και φινιρισμάτων που περιμένουν απόφαση, mock-up που επιθεωρείται σε διαφορετικές επισκέψεις από διαφορετικά πρόσωπα, αλλαγές μετά την έγκριση των σχεδίων. Δεύτερη συχνή αιτία είναι το εργοτάξιο που δεν είναι έτοιμο να παραλάβει, και τρίτη τα λάθη στα έγγραφα μεταφοράς.

Μπορεί να γίνει ανακαίνιση χωρίς να κλείσει το ξενοδοχείο;

Ναι, με τμηματική παράδοση όροφο προς όροφο ή πτέρυγα προς πτέρυγα. Ένα τμήμα βγαίνει εκτός διάθεσης, τα παλιά έπιπλα αφαιρούνται, εγκαθίστανται τα νέα και το τμήμα επιστρέφει στη λειτουργία πριν ξεκινήσει το επόμενο. Ο θόρυβος, οι διαδρομές των συνεργείων και η χρήση ανελκυστήρων συμφωνούνται με τον διαχειριστή.

Είναι εγγυημένο το χρονοδιάγραμμα των 20–30 εβδομάδων;

Όχι. Είναι τυπικό εύρος για ολοκληρωμένα έργα, που εξαρτάται από το εύρος, την εξατομίκευση, τον προορισμό και κυρίως την ταχύτητα των εγκρίσεων. Το συγκεκριμένο πρόγραμμα κάθε έργου συμφωνείται μετά τον ορισμό του εύρους και καταγράφεται στη σύμβαση με ορόσημα και για τις δύο πλευρές.

Ποιος συντονίζει το πρόγραμμα ανάμεσα σε εργοστάσιο και εργοτάξιο;

Σε ολοκληρωμένο έργο, ο υπεύθυνος έργου του κατασκευαστή συντονίζεται με τον γενικό εργολάβο και τον εκπρόσωπο του ιδιοκτήτη. Η Sagist Group αναλαμβάνει σχέδια, mock-up, παραγωγή, μεταφορά και εγκατάσταση με ενιαία σύμβαση, ώστε η σειρά παραγωγής να προσαρμόζεται στην πρόοδο του κτιρίου.

Θέλετε να ελέγξουμε αν η ημερομηνία ανοίγματός σας είναι ρεαλιστική;

Στείλτε μας την ημερομηνία που πρέπει να ανοίξετε, τον αριθμό δωματίων και το στάδιο του σχεδιασμού, και θα σας προτείνουμε ένα πρόγραμμα φάσεων. Δείτε πώς δουλεύουμε στη σελίδα για ξενοδοχειακά έπιπλα και FF&E και επικοινωνήστε με την ομάδα της Sagist Group.

#sagistgroup #ffe #hotelopening #ξενοδοχειακάέπιπλα #ανακαίνιση #turnkey #projectmanagement #ξενοδοχείο

Συντάκτης: Metin Durmaz (Αρχιτέκτονας & CEO) · Έλεγχος: Ayça Öztürk (Επικεφαλής αρχιτέκτονας & διευθύντρια χώρου)