Katalog mebli w projekcie: jak zamienić strony PDF w specyfikację i zapytanie przetargowe
Katalog mebli luksusowych najlepiej traktować jako punkt wyjścia do specyfikacji, a nie jako gotową listę zakupów. Kod produktu wskazuje model bazowy, a projekt dopisuje do niego wymiary, materiały, wykończenia i ilości. Dopiero tak opisana pozycja nadaje się do wyceny i przetargu.
Architekci i działy zakupów w Polsce często otrzymują katalogi PDF od kilku producentów i próbują je porównać. Bez wspólnego formatu specyfikacji oferty są nieporównywalne, a negocjacje dotyczą rzeczy różnych. Poniżej opisujemy metodę, która porządkuje ten proces.
Najważniejsze wnioski
Kod katalogowy to model bazowy, a nie kompletna specyfikacja.
Każda pozycja w zestawieniu potrzebuje: kodu, wymiarów, materiałów, wykończenia i ilości.
Modyfikacje wymiarów i materiałów zapisuje się jako odchylenia od modelu bazowego.
Wspólny szablon specyfikacji czyni oferty z przetargu porównywalnymi.
Próbki i prototypy zamykają różnice między katalogiem a rzeczywistością.
Co naprawdę zawiera katalog producenta
Katalog pokazuje kolekcje, proporcje i styl producenta. Zwykle zawiera zdjęcia, kod modelu, podstawowe wymiary i czasem dostępne warianty. Nie zawiera natomiast decyzji projektowych: konkretnego forniru, tkaniny, koloru lakieru, wymagań przeciwpożarowych czy dopasowania do wnęki.
Sagist Group udostępnia katalogi w formacie PDF dla kilku działów: Hotel, Home & Villa, Restaurant, Office, Classic, a także profil firmy. Każdy z nich jest mapą możliwości, z której projektant wybiera punkty startowe.
Katalog Hotel: meble do pokoi, lobby i stref wspólnych.
Katalog Home & Villa: meble domowe, kuchnie, garderoby, zabudowy.
Katalog Restaurant: krzesła, stoły, loże i bary.
Katalog Office: biurka dyrektorskie, stoły konferencyjne, recepcje.
Katalog Classic: rzeźba, złocenie, intarsja i politura.
Od kodu do pozycji w specyfikacji
Dobra pozycja w zestawieniu FF&E składa się z kilku stałych pól. Kiedy wszyscy oferenci wypełniają ten sam format, porównanie przestaje być zgadywaniem.
Pola obowiązkowe
Numer pozycji w projekcie, kod katalogowy modelu bazowego, pomieszczenie lub strefa, wymiary docelowe, materiał konstrukcji, materiał wykończenia z kodem próbki, tkanina lub skóra z kodem, okucia, wymagania normowe i ilość.
Pola uzupełniające
Odniesienie do rysunku architekta, uwagi montażowe, sposób pakowania, wymagania dotyczące części zamiennych i okres gwarancji.
Modyfikacje: jak opisać odchylenia od katalogu
W projektach premium rzadko zamawia się model dokładnie taki jak w katalogu. Sofa jest dłuższa o 20 cm, krzesło ma inne nogi, łóżko inny zagłówek. Najczytelniej opisać to jako listę odchyleń od modelu bazowego, a nie jako nowy produkt.
Przykładowo: „model bazowy z katalogu Hotel, długość 220 cm zamiast 200 cm, nogi w mosiądzu szczotkowanym, tkanina wg próbki T-04”. Producent od razu wie, które elementy konstrukcji się zmieniają i jak wpływa to na koszt i termin.
Warto też ustalić, kto zatwierdza odchylenia. W praktyce dobrze działa prosta zasada: zmiany estetyczne zatwierdza architekt, zmiany wpływające na koszt lub termin także inwestor albo dział zakupów. Każda zatwierdzona modyfikacja otrzymuje numer rewizji, a specyfikacja przechowuje historię zmian. Dzięki temu po kilku miesiącach wiadomo, dlaczego krzesło w restauracji ma inne nogi niż w katalogu i kto o tym zdecydował.
Katalog w przetargu: zasady porównywalności
Przetarg na meble łatwo zamienić w porównywanie cen nieporównywalnych produktów. Aby tego uniknąć, zapytanie ofertowe powinno zawierać jedną specyfikację, jasno opisany zakres i kryteria oceny wykraczające poza cenę.
Jeśli specyfikacja opiera się na katalogu jednego producenta, dobrze jest dopuścić równoważniki pod warunkiem spełnienia parametrów: wymiarów, materiałów, odporności tkanin (np. 40 000+ cykli Martindale) czy wymagań przeciwpożarowych zgodnych ze specyfikacją projektu.
Jedna specyfikacja w jednym formacie dla wszystkich oferentów.
Zakres: produkcja, transport, odprawa, montaż, gwarancja.
Wymóg próbek i ewentualnie prototypu lub pokoju wzorcowego.
Kryteria: jakość, harmonogram, doświadczenie, serwis, cena.
Zasady dopuszczania równoważników.
Od katalogu do zatwierdzonej produkcji
Po wyborze wykonawcy specyfikacja przechodzi w rysunki warsztatowe, próbki i prototypy. W hotelach Sagist Group buduje pełny pokój wzorcowy 1:1 do pisemnego zatwierdzenia przed produkcją seryjną. Dopiero wtedy katalogowy model staje się konkretnym meblem dla konkretnego projektu.
Archiwizowane rysunki i kody pozycji pozwalają po latach domówić pasujące elementy, np. przy rozbudowie hotelu lub wymianie zużytych krzeseł w restauracji. To jeden z mniej oczywistych powodów, by od początku pracować na uporządkowanej specyfikacji.
Dla wielu projektów warto także od razu zaplanować zapas: kilka procent krzeseł, tkanin czy frontów zamówionych razem z główną partią. Koszt takiego zapasu jest niewielki, a pozwala szybko zastąpić uszkodzony element bez czekania na nową produkcję i bez obawy o różnicę odcieni.
Najczęściej zadawane pytania
Jak korzystać z katalogu mebli w projekcie hotelu?
Katalog służy do wyboru modeli bazowych. Każdy wybrany model trzeba opisać w specyfikacji: wymiarami docelowymi, materiałami, wykończeniem, tkaniną, wymaganiami normowymi i ilością. Dopiero tak przygotowana pozycja nadaje się do wyceny, rysunków warsztatowych i pokoju wzorcowego.
Czy można zmienić wymiary mebla z katalogu?
U producentów wykonujących meble na wymiar zwykle tak. Zmiany opisuje się jako odchylenia od modelu bazowego, np. inna długość, inne nogi, inna tkanina. Producent ocenia wpływ zmian na konstrukcję, koszt i termin, a następnie przygotowuje rysunek warsztatowy do zatwierdzenia.
Co powinna zawierać specyfikacja mebli do przetargu?
Numer pozycji, kod modelu bazowego, pomieszczenie, wymiary, materiały konstrukcji i wykończenia z kodami próbek, tkaniny, okucia, wymagania normowe i ilości. Do tego zakres usług, wymagania dotyczące próbek i prototypu, kryteria oceny oraz zasady dopuszczania równoważników.
Gdzie pobrać katalogi Sagist Group?
Katalogi Hotel, Home & Villa, Restaurant, Office i Classic oraz profil firmy są dostępne w formacie PDF w zakładce katalogów na stronie Sagist Group. Na prośbę zespół przygotowuje także karty techniczne wybranych modeli do specyfikacji projektu.
Jak porównać oferty mebli od różnych producentów?
Najskuteczniej przez jedną specyfikację w jednym formacie, którą wypełniają wszyscy oferenci. Wtedy porównuje się te same pozycje z tymi samymi parametrami. Warto oceniać nie tylko cenę, ale też zakres usług, harmonogram, próbki, doświadczenie i warunki serwisu.
Pobierz katalog i zacznij specyfikację
Wszystkie kolekcje Sagist Group znajdziesz w zakładce katalogi mebli PDF. Jeśli pracujesz nad specyfikacją lub przetargiem, wyślij listę pozycji przez kontakt lub WhatsApp, a nasz zespół przygotuje karty techniczne i propozycję modyfikacji. Zacznij od wyboru odpowiedniego działu w katalogach Sagist Group.
Autor: Metin Durmaz (Architekt i CEO) · Weryfikacja: Ayça Öztürk (Główna architektka i dyrektor ds. przestrzeni)
Komentarze