Hotellikalusteiden tarjousvertailu rivi riviltä: seitsemän vaihetta ilman yllätyksiä
Hotellikalusteiden tarjouksia voi verrata luotettavasti vain, kun ne on ensin tasattu samaan lähtötasoon: sama nimikeluettelo, samat materiaalit, samat toimitusehdot ja samat poissulut. Ilman tasausta pienin loppusumma on usein se, josta puuttuu eniten. Alla oleva seitsemän vaiheen menetelmä tekee vertailusta läpinäkyvän.
Menetelmä sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa suomalainen hotellikiinteistön omistaja pyytää tarjoukset kolmelta valmistajalta kahdessa eri maassa ja haluaa esittää hallitukselle perustellun valinnan.
Tärkeimmät huomiot
Laadi yksi pääluettelo ennen tarjouspyyntöä ja vaadi, että kaikki hinnoittelevat sen sellaisenaan.
Vertaa materiaalit ja viimeistelyt rivi riviltä; korvaavat tuotteet ovat yleisin hintaeron syy.
Kirjaa näkyviin kaikki poissulut ja hinnoittele ne itse vertailutaulukkoon.
Tasaa pakkaus, rahti ja tulli samaan Incoterms-ehtoon.
Huomioi asennus, varaosat, takuu ja maksuehdot osana kokonaiskustannusta.
Vaihe 1: Yksi pääluettelo ennen kuin tarjoukset saapuvat
Pääluettelo eli FF&E-aikataulu listaa jokaisen nimikkeen koodilla, määrällä, mitoilla, materiaaleilla, viimeistelyllä ja palovaatimuksella. Kun kaikki valmistajat hinnoittelevat saman luettelon, vertailu on mahdollinen. Jos jokainen toimittaa oman tuotelistansa, vertailu kaatuu ennen kuin se alkaa.
Luetteloon kannattaa lisätä sarake vararaaka-aineelle (attic stock), eli ylimääräisille kankaille, viiluille ja heloille, joita hotelli säilyttää korjauksia varten.
Vaihe 2: Tarkasta määrittelyt ja viimeistelyt
Lue jokaisen tarjouksen rivi määrittelyä vasten. Onko massiivipuu vaihtunut viilutettuun levyyn? Onko kangas korvattu ”vastaavalla”? Onko kivitason paksuus sama? Merkitse jokainen poikkeama ja pyydä sille hinta alkuperäisen määrittelyn mukaan.
Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää heloihin, laatikkojen liukuihin ja pehmeästi sulkeutuviin saranoihin. Ne ovat pieniä rivejä, mutta niiden laatu ratkaisee, miltä vaatekaappi tuntuu viiden vuoden käytön jälkeen. Sama koskee vaahtojen tiheyttä ja kankaiden Martindale-lukuja, jotka puuttuvat tarjouksista usein kokonaan.
Vaihe 3: Tuo poissulut päivänvaloon
Poissulut piiloutuvat usein tarjouksen viimeiselle sivulle. Listaa ne ja hinnoittele ne itse tasaustaulukkoon realistisilla arvioilla. Näin näet, kuinka paljon kunkin tarjouksen loppusumma todellisuudessa kasvaisi. Jos valmistaja ei osaa sanoa, sisältyykö jokin kohta hintaan, se on jo itsessään tärkeä tieto.
Tyypillisiä poissulkuja ovat:
asennus tai sen osa, kuten seinäkiinnitteiset sängynpäädyt
sähkö- ja valaisinintegrointi kalusteisiin
mallihuone ja prototyypit
palotodistukset ja testiraportit
pakkausjätteen poisto työmaalta
varastointi, jos työmaa ei ole valmis vastaanottamaan
Vaihe 4: Normalisoi pakkaus, rahti ja tulli
Yksi tarjous on EXW-ehdolla tehtaalta, toinen DAP-ehdolla Vuosaaren satamaan, kolmas DDP-ehdolla työmaalle. Ennen vertailua kaikki kannattaa muuttaa samaan Incoterms-ehtoon lisäämällä puuttuvat kustannukset arvioina. Pakkaustapa vaikuttaa myös vaurioriskiin: huonekohtainen pakkaus helpottaa asennusta, mutta vie enemmän konttitilaa.
Suomeen suuntautuvassa toimituksessa kannattaa lisäksi huomioida talvikuljetukset ja työmaan vastaanottokyky. Jos hotelli on keskustassa ilman lastauslaituria, purku ja kerroksiin nosto voi vaatia erillistä kalustoa, ja sen kustannus kuuluu samaan vertailuun.
Vaihe 5: Vertaa asennus, varaosat, takuu ja maksuehdot
Kuka asentaa, ja kuuluuko asennusryhmä valmistajan omaan henkilöstöön? Kuinka pitkä takuu on, ja koskeeko se myös verhoilua? Miten varaosia saa myöhemmin? Maksuehdoissa kannattaa katsoa ennakkomaksun osuutta ja sitä, mihin välitavoitteisiin muut erät sidotaan. Esimerkiksi Sagist Groupin vakiotakuu on kaksi vuotta ja projektityön takuu viisi vuotta.
Kysy myös, miten virheet ja vauriot käsitellään asennuksen aikana. Onko varaosille määritelty toimitusaika, ja tehdäänkö ne alkuperäisistä piirustuksista? Valmistaja, joka arkistoi piirustukset ja materiaalitiedot, pystyy toimittamaan saman sävyisen osan vuosia myöhemmin, mikä vähentää hotellin ylläpitokustannuksia.
Vaihe 6 ja 7: Tasaustaulukko, tarkennukset ja lyhyt lista
Kokoa kaikki tasaustaulukkoon, jossa jokaiselle valmistajalle on sama rivijako. Puuttuvat kohdat täytetään omilla arvioilla ja merkitään eri värillä, jotta näkyy, mikä on valmistajan hintaa ja mikä oletusta.
Lähetä sitten jokaiselle kirjalliset tarkennuskysymykset samana päivänä ja samalla määräajalla. Vastausten laatu kertoo paljon tulevasta yhteistyöstä. Lopuksi lyhyelle listalle jää kaksi valmistajaa, joiden kanssa käydään neuvottelut ja mahdollisesti tehdasvierailu.
Tarkista: onko jokainen nimike hinnoiteltu?
Tarkista: onko jokainen korvaava materiaali hyväksytty tai hinnoiteltu alkuperäisenä?
Tarkista: onko rahti ja tulli samalla ehdolla?
Tarkista: onko asennus, mallihuone ja attic stock mukana?
Tarkista: onko takuu ja maksuaikataulu kirjattu?
Miksi yksi sopimus helpottaa vertailua
Kun valmistaja vastaa itse arvosuunnittelusta, piirustuksista, mallihuoneesta, valmistuksesta, logistiikasta ja asennuksesta, tarjouksessa on vähemmän rajapintoja ja siksi vähemmän poissulkuja. Sagist Group tarjoaa hotellikalusteet avaimet käteen -mallilla yhden sopimuksen alla, mikä tekee tasaustaulukosta lyhyemmän.
Lyhyempi tasaustaulukko ei tietenkään yksin ratkaise valintaa, mutta se säästää hankintatiimin aikaa ja vähentää riskiä siitä, että jokin kustannus ilmestyy vasta työmaalla.
Usein kysytyt kysymykset
Miten hotellikalusteiden tarjouksia verrataan?
Aloita yhteisestä nimikeluettelosta, jonka kaikki valmistajat hinnoittelevat. Tarkista materiaalit rivi riviltä, kirjaa poissulut, muuta rahti ja tulli samaan Incoterms-ehtoon ja lisää asennus, takuu ja varaosat. Vasta tasauksen jälkeen loppusummat ovat vertailukelpoisia, ja ero kalleimman ja edullisimman tarjouksen välillä usein kapenee.
Mikä on attic stock?
Attic stock tarkoittaa ylimääräisiä materiaaleja ja osia, kuten kankaita, viiluja, laattoja ja heloja, jotka toimitetaan hotellille korjauksia ja vaihtoja varten. Määrä sovitaan yleensä prosentteina tai kappalemäärinä nimikkeittäin. Se kannattaa kirjata tarjouspyyntöön, koska jälkikäteen samaa erää on vaikea saada.
Mitä Incoterms-ehtoa hotellikalusteiden hankinnassa kannattaa käyttää?
Se riippuu siitä, kuka haluaa hallita kuljetusta ja tullausta. EXW siirtää lähes kaiken vastuun ostajalle, DAP tuo tavaran määräpaikkaan ilman tullausta ja DDP sisältää myös tullin. Vertailussa tärkeintä on, että kaikki tarjoukset muutetaan samaan ehtoon ennen loppusummien vertaamista.
Miksi halvin tarjous ei aina ole edullisin?
Edullisimmasta tarjouksesta puuttuu usein jotain: asennus, mallihuone, palotodistukset tai rahti. Lisäksi materiaaleja on voitu korvata halvemmilla vaihtoehdoilla. Kun puuttuvat kohdat lisätään ja korvaukset hinnoitellaan alkuperäisinä, järjestys voi muuttua. Myös takuun pituus ja varaosien saatavuus vaikuttavat kokonaiskustannukseen.
Kuinka monelta valmistajalta tarjous kannattaa pyytää?
Useimmissa hotellihankkeissa kolme tai neljä huolellisesti esivalittua valmistajaa riittää. Useampi tarjous lisää tasaustyötä merkittävästi, mutta harvoin parantaa päätöksen laatua. Kaksi parasta kannattaa viedä jatkoneuvotteluihin ja tarvittaessa tehdasvierailulle ennen lopullista valintaa.
Mitä tarjouspyyntöön pitää liittää?
Liitä mukaan FF&E-luettelo nimikekoodeineen, piirustukset tai suunnittelijan luonnokset, materiaali- ja viimeistelymäärittelyt, palovaatimukset, toivottu toimitusehto, työmaan osoite ja alustava aikataulu. Kerro myös, tarvitaanko mallihuone, asennus ja attic stock. Mitä tarkempi tarjouspyyntö on, sitä vähemmän tarjouksiin jää tulkinnanvaraisia kohtia ja sitä nopeammin tasaus valmistuu.
Pyydä tarjous, joka on valmiiksi vertailukelpoinen
Lähetä FF&E-luettelo tai piirustukset Sagist Groupille yhteydenottosivulla, niin saat tarjouksen, jossa poissulut ja toimitusehto on kirjattu näkyviin. Lue lisää hotellikalusteiden valmistuksesta ja asennuksesta tai kysy WhatsAppissa.
Kommentit